Klokkenluidersbeleid

 

1. INLEIDING

 De waarden die Juri naar derden toe uitdraagt, gelden eveneens intern en in de dagelijkse bedrijfsvoering van de onderneming. Openheid, nabijheid, bekwaamheid, betrouwbaarheid, etc. of in het kort gezegd, integriteit en ethisch ondernemerschap. Juri heeft decennialang aan deze mooie reputatie gebouwd met en door mensen. 

Daarom is het voor Juri essentieel dat éénieder die kennis neemt van wangedrag met betrekking tot haar handelen, in staat is om daarvan melding te doen binnen de onderneming. Juri wenst hiervoor een veilig en betrouwbaar platform aan te bieden. Daarbij wordt in het bijzonder aandacht geschonken aan een laagdrempelige meldingsmogelijkheid zonder vrees voor represailles t.a.v. de melder. De voorgenomen procedure garandeert aan de melders (de zogenaamde klokkenluiders) dat ze tijdens het ganse proces eerlijk worden behandeld en dat hun aantijgingen terdege en objectief zullen worden onderzocht. 

De basisprincipes van de procedure zijn: 

1. Elkeen die een redelijk vermoeden heeft dat fraude of wangedrag binnen of door Juri heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, kan daarvan op een vertrouwelijke manier en via een beveiligd kanaal melding doen binnen de onderneming; 
2. Elke melding wordt binnen een redelijke termijn en op objectieve en vertrouwelijke wijze onderzocht door de aangeduide verantwoordelijke(n) binnen de onderneming en de klokkenluider krijgt binnen een redelijke termijn feedback over diens melding; 
3. Elke persoon die op ernstige wijze en te goeder trouw een melding doet,dient gevrijwaard te worden van oneerlijke behandeling of represailles door de onderneming; 
4. Ook de rechten van de personen die het onderwerp uitmaken van de melding zullen gevrijwaard worden; 

 

2. TOEPASSINGSGEBIED

De wettelijke grondslag voor deze regeling is de Europese Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht plegen. Deze Richtlijn werd omgezet in Belgisch Recht bij publicatie in het Belgisch Staatsblad op 15 december 2022. De wet beoogt klokkenluiders in de private sector te beschermen binnen door de wet genoemde domeinen en verplicht ondernemingen om een specifieke procedure uit te werken die garandeert dat personen die kennis nemen van fraude of ernstig wangedrag, zij het van operationele, financiële of andere aard, de mogelijkheid hebben om op een vertrouwelijke wijze daarvan melding te maken zonder dat zij moeten vrezen daarop afgerekend te zullen worden. 

Het betreft inbreuken op één van volgende wetgevingen: 

1° 

• overheidsopdrachten; 
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; 
• productveiligheid en productconformiteit; 
• veiligheid van het vervoer; 
• bescherming van het milieu; 
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; 
• veiligheid van levensmiddelen en diervoerders, diergezondheid en dierenwelzijn; 
• volksgezondheid; 
• consumentenbescherming; 
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen; 
• bestrijding van fiscale fraude; 
• sociale fraudebestrijding. 

 

2° inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van EU en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad; 

 

3° inbreuken ivm de interne markt, als bedoeld in art 26, lid 2 van het Verdrag betreffende de werking van EU, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun. 

 

De personen die door deze procedure worden beschermd zijn alle werknemers, alle personen of entiteiten die met of voor Juri werken of hebben gewerkt. Personen wiens werkrelatie met Juri NV nog moet aanvangen kunnen ook meldingen doen indien ze van de feiten kennis nemen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen. 

Melders worden beschermd indien: 

• Zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was; 
• Zij intern of extern informatie hebben gemeld of informatie openbaar maakten. 

Elke melder moet daarbij te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt strafrechtelijk bestraft. 

 

3. INTERNE PROCEDURE

 

3.1 De melding

Een werknemer die handelingen of praktijken vaststelt waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat ze onwettig of ongepast zijn, kan deze schriftelijk melden aan: 

• De Preventiedienst per email: preventie@juri.be 
• De juridische dienst
  • Per e-mail: legal@juri.be of
  •  Per brief: Juri NV, t.a.v. Juridische Dienst, Industriestraat 21, 9240 Zele.

 

Een derde die handelingen of praktijken vaststelt waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat ze onwettig of ongepast zijn, kan deze schriftelijk melden aan: 

• De juridische dienst
  • Per e-mail: legal@juri.be of
  • Juri NV, t.a.v. Juridische Dienst, Industriestraat 21, 9240 Zele. 

 

Meldingen kunnen ook mondeling gebeuren elke werkdag tussen 9u en 15u bij voornoemde personen, al wordt aangeraden, voor het verloop van de procedure, ook een schriftelijke melding te doen. 

Een melding bevat zoveel mogelijk specifieke informatie om een goed onderzoek mogelijk te maken. Het betreft: 

• Datum, tijd, locatie van de vaststelling 
• Naam van de betrokkenen, hun rol 
• Relatie van de melder t.a.v. de betrokkene 
• De algemene aard van de gemelde feiten 
• Hoe de melder geïnformeerd werd over de feiten 
• Wie getuige is van de feiten 
• Waarom de gemelde feiten volgens de melder onwettig of ongepast zijn 
• Eventueel kan bewijsmateriaal (foto’s, berichten, etc.) worden toegevoegd 

De melder zal toestaan dat bijkomende informatie kan worden opgevraagd. 

 

3.2 De garantie van de vertrouwelijkheid van de Melding 

3.2.1 Algemeen

De verwerking van elke melding gebeurt in overeenstemmen met de GDPR. Dit betekent dat niet-gemachtigde personen geen toegang hebben tot de gegevens. 

Alle documenten, verslagen, onderzoekverrichtingen etc. met betrekking tot meldingen en de onderzoeken die daarop volgen, worden bewaard op een locatie die enkel toegankelijk is voor meldingsbeheerder. 

De IT diensten mogen de module enkel betreden voor procesmatige doeleinden en kunnen geen kennis nemen van de inhoud van meldingen. 

 

3.2.2 De meldingsbeheerder 

De meldingsbeheerder is een team dat bestaat uit een onafhankelijk lid van de juridische dienst en de preventiedienst. Elk van hen kan alleen of samen optreden als meldingsbeheerder. De meldingsbeheerder is bevoegd om de meldingen op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, de melder zo nodig om bijkomende informatie vragen en aan hem verstrekken. 

 

3.2.2 Meldingen via e-mail

Mondelinge meldingen aan de juridische dienst worden steeds uiterst ernstig en confidentieel behandeld. Van het gesprek zal een verslag worden opgemaakt dat aan de melder wordt overgemaakt ter ondertekening. In dit verslag zal worden bevestigd of de melder al dan niet wenst dat zijn identiteit vertrouwelijk blijft tijdens en na het onderzoek. 

 

3.2.2 Meldingen via brief

Post ontvangen met de aanschrijving ‘Juridische Dienst’ op de enveloppe, worden gedagstempeld bij het onthaal van Juri NV en ongeopend bezorgd aan de juridische dienst. Er kan dus niemand anders dan de bestemmeling van de brief kennis nemen van de inhoud ervan. 

 

3.2.2 Register van meldingen

Elke ontvangen melding wordt door een meldingsbeheerder verwerkt in een opvolgingsregister waarin wordt aangeduid wie de melding heeft ontvangen, op welke wijze, op welke datum, wie als onderzoeker is aangeduid en waarin er melding wordt gemaakt van alle opvolgende actiepunten in het kader van deze procedure. 

 

3.2.7 Confidentialiteit van de Melding 

Meldingen en de inhoud van meldingen wordt enkel gedeeld en besproken tussen de meldingsbeheerders. 

Zij zullen op periodieke basis op anonieme wijze rapporteren aan de raad van bestuur van Juri NV over de ontvangen meldingen, de status en de uitkomst van het onderzoek. 

Slechts in de gevallen waar een actie nodig is waarvoor de tussenkomst van de directie of Raad van Bestuur noodzakelijk is, dan zal de identiteit van de melder en de betrokkene worden vrijgegeven aan de directie of de Raad van Bestuur. 

 

3.2.8 Ontvangstbevestiging van de Melding 

Behoudens in het geval van artikel 3.2.3 ontvangt de melder van de meldingsbeheerder uiterlijk 7 kalenderdagen na de melding een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding per aangetekend schrijven. In dit schrijven zal een samenvatting worden weergegeven van de gemelde informatie. Bovendien zal hierin worden bevestigd of de melder al dan niet wenst dat zijn identiteit vertrouwelijk blijft tijdens en na het onderzoek. 

In periodes van collectief verlof in de bouwsector kunnen meldingen niet worden behandeld. Juri NV legt jaarlijks de verlofkalender voor het komende jaar vast in december. Een ontvangstbevestiging volgt in dat geval binnen de 7 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste werkdag na het collectief verlof. 

 

3.3 Onderzoek van de melding 

De meldingsbeheerder/onderzoeker is verplicht om in het kader van het onderzoek de grootste mate van discretie en vertrouwelijkheid te handhaven. 

De meldingsbeheerder/onderzoeker is verantwoordelijk voor een zorgvuldige opvolging van de melding. Dit betekent dat hij: 

• Gebonden is door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder. 
• De nodige onderzoeken zal uitvoeren of opdracht zal geven om deze uit te voeren teneinde na te gaan of de gemelde verdenkingen correct en gerechtvaardigd zijn. Hij krijgt daarvoor binnen de onderneming een zo ruim mogelijke onderzoeksbevoegdheid. 
• Verzekert dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft, tenzij de melder er uitdrukkelijk mee instemt zijn identiteit vrij te geven of indien dit wettelijk verplicht is (vb. in het kader van een gerechtelijk onderzoek). 
• Erop toeziet dat de melder correct geïnformeerd wordt door de meldingsbeheerder. 
• Het nodige doet om, indien er effectief een inbreuk wordt vastgesteld, deze aan te pakken. Indien nodig en relevant wordt hiervoor de ondersteuning van de Raad van Bestuur gevraagd. In dat geval kan de anonimiteit van de betrokkenen t.a.v. de Raad van Bestuur worden opgeheven. 
• Zo nodig verslag uitbrengt aan officiële instanties of een strafrechtelijke klacht indient. 
• Het nodige doet om de rechten van de personen die het onderwerp uitmaken van de melding te vrijwaren. 

 

3.4 Feedback aan de melder 

In elk geval zal de meldingsbeheerder uiterlijk 3 maanden na de dag van de ontvangstbevestiging aan de melder informatie verstrekken over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de reden voor die opvolging. 

 

4. EXTERNE PROCEDURE 

De overheid voorziet een extern meldkanaal. De melder kan bovendien ook via een openbaarmaking melding doen. 

Bij het overwegen van de externe procedure dient de melder de ernst van het vermoeden af te wegen tegenover het algemeen belang (stopzetting van dreigend gevaar) en de reputatieschade voor Juri NV. Juri zet zich in voor een eerlijk, transparant en object intern klachtenmechanisme en moedigt daarom medewerkers of derden sterk aan om eerst gebruik te maken van de interne procedure. 

 

5. BESCHERMING 

5.1 Van de rechten van de melder 

Juri NV garandeert dat de melder geen oneerlijke behandeling, represailles of andere negatieve gevolgen van de melding zal ondervinden, overeenkomstig de principes van dit beleid. Deze bescherming geldt eveneens ten aanzien van de facilitator die de melding ondersteunt. 

Indien de melder toch negatieve gevolgen ondervindt dan kan die een klacht neerleggen bij de Raad van Bestuur of alsnog beroep doen op de externe procedures. 

 

5.2 Van de rechten van de persoon die het onderwerp is van de melding 

Juri zorgt ervoor dat alle meldingen volledig, objectief, binnen een redelijke termijn en met de hoogste mate van vertrouwelijkheid worden onderzocht en behandeld. Het resultaat zal door de onderzoeker worden gemeld aan het management van de onderneming. Het management zal het resultaat evalueren en passende maatregelen treffen. 

 

6. INFORMATIE 

Juri NV zal haar medewerkers en externen informeren over het bestaan van deze procedure en dit via verschillende kanalen (Alundi, website, aanplakking). 

De procedure wordt elk jaar door de Raad van Bestuur geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd. Wijzigingen worden opnieuw kenbaar gemaakt via de genoemde kanalen.